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Trucos y consejos sobre Word

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Es uno de los programas más utilizados del mundo, y entre sus cientos de funciones, algunas pueden hacerte ganar tiempo, además de ayudarte a trabajar con mayor comodidad y obteniendo mejores resultados. Vamos a descubrir las ventajas de este clásico de las computadoras. Empezamos ahora:

Veintiséis años!

Ésta es la edad de Microsoft Word, la edad que lo hace uno de los softwares más viejos utilizados hoy en día. Cuántos caminos recorrió desde las primeras versiones en MS-DOS en 1983, dos años antes del nacimiento de Windows. En la sucesión de las diferentes de las versiones, Word se enriqueció con funciones innumerables, hasta el punto de volverse uno de los programas más completos. Y, en la gama de los procesadores de textos "pesados", hay sólo uno, Writer, el software gratuito OpenOffice, que puede osar hacerle frente al campeón.

Word

Si casi no se le puede criticar huecos importantes a Word, su ergonomía, en cambio, está lejos de contar con la aprobación de todos los usuarios. La versión 2007 en particular (que es objeto de este tutorial), desalentó a numerosos usuarios por su falta de flexibilidad.

Otro escollo: los comandos y las funciones de Word son hoy en día tan numerosas, que la inmensa mayoría de los usuarios sólo explota el cuarto de ellas, incluso una décima del potencial de este software, el resto queda confinado en submenúes que se abren en raras ocasiones o en comandos ignorados.

Hay que seguir ignorando estas funciones desconocidas?

Claro que no, porque algunas ocultan verdaderos tesoros y su utilización diaria, además de hacerte ganar mucho tiempo, puede ayudarte a trabajar mejor con un documento. Los ejemplos no faltan, pero te los damos de todos modos: sabías que el comando común Buscar/Reemplazar funciona tanto con atributos de caracteres (tipografía, tamaño, color) que con palabras? Que el Portapapeles de Office te permite copiar hasta 24 contenidos diferentes, para luego pegarlos donde quieras en tu texto? Que se puede trabajar entre varias personas un mismo documento conservando el historial de modificaciones e intervenciones que realiza cada uno de los que lo trabaja? Sabías que puedes poner en tu documento una ecuación matemática idéntica a la que aparece publicada en un libro o manual que te interesa; sabías que con el modo Plano, puedes "plegar" y "desplegar" tu documento como si fuera un mapa de rutas?

Esto son algunos de los múltiples usos de este programa -hay muchos otros-, que te invitamos a descubrir en las páginas que siguen. Para sacar provecho, inútil ser un experto: las acciones que te presentamos aquí no tienen, para la inmensa mayoría, ninguna complejidad y son ejecutables por toda persona que conozca las bases de Word.

Primero: qué formato elegir para un texto, DOC o DOCX?

Las versiones sucesivas de Word, de 97 a 2003, conservaron el mismo formato de archivo, el famoso DOC. La versión 2007 innova proponiendo un formato diferente: el DOCX. Técnicamente, se trata de un fichero XML comprimido. La ventaja es que un documento DOCX ocupa un poco menos de espacio que un mismo texto registrado al formato DOC. Pero atención: si bien Word 2007 lee sin problemas el formato DOC, lo inverso no funciona igual: para abrir o guardar, con una antigua versión de Word, un fichero DOCX, debes instalar un parche, descargable gratuitamente en www.microsoft.com. Además, ciertas novedades de Word 2007, por ejemplo la gestión de citas, son utilizables sólo en documentos registrados en formato DOCX. Convirtiéndolos al formato DOC, corres peligro de perder algunas características del documento. De todos modos, el programa te advertirá sobre eso a través de un cuadro de mensaje.

ESCRIBIR EN WORD

El tratamiento de texto está tan automatizada que escribir un documento ya no es nada complicado. Te damos algunas herramientas para simplificar esta tarea y volverla más efectiva.

Selecciona fácilmente el texto escrito

En la inmensa mayoría de los casos, las funciones que utilizas se aplican sólo a la porción seleccionada de texto, la que se exhibe sobre un fondo azul. Por esto, es importante conocer todas las sutilezas de esta selección. Así, un doble clic selecciona la palabra corriente (donde apoyes el cursor), mientras que un triple clic selecciona el párrafo entero. Esto es más que práctico para comenzar. Desplaza el mouse hasta el borde izquierdo de la pantalla: el cursor cambiará de dirección (la flecha se orientará hacia el otro lado, hacia la derecha): con un simple clic selecciona la línea del texto a esa altura, y un doble clic el párrafo.
La combinación de teclas Por fin, Ctrl + E te permite seleccionar todo el documento.

Crea tus atajos a través de las teclas

Si en un documento debes escribir con bastante frecuencia un nombre como "Asociación de Jugadores de Rugby", por ejemplo, ganarás bastante tiempo sustituyendo el tipeo por un método abreviado, por ejemplo AJR. Cuando escribas ésta última, automáticamente será reemplazada por el nombre completo. Para eso, lo que hay que hacer, en Word 2007, difiere de la de las versiones precedentes. Haz clic en el botón redondo Office, arriba a la izquierda, luego en Opciones de Word (abajo en el cuadro desplegable). En la ventana que se exhibe, abre la pestaña Revisión y haz clic en Opciones de autocorrección. En el campo Reemplazar, escribe las siglas del nombre que quieras ingresar, o la fórmula que quieras para identificar a ese nombre (en mayúsculas o minúsculas, tiene poca importancia).

En el campo Por, escribe el nombre completo que quieras incluir (aquí, en cambio, las mayúsculas sí son significativas!). Haz clic en Agregar. Tu abreviación se colocará en la lista. Aprovecha de paso para esta lista y sacar, con el botón Suprimir, las sustituciones que no utilices más. Finalmente, haz clic dos veces sobre Aceptar. En lo sucesivo, en cualquier documento, cuando escribas AJR seguido de un espacio o de un signo de puntuación, esta abreviación será reemplazada por el nombre completo que guardaste. Quieres, en un texto, ingresar esas mismas iniciales, AJR, sin que se produzca la sustitución? Simplemente escribe Ctrl + Z justo después de la sustitución por el texto íntegro, y recobrarás los caracteres originales.

Más trucos y consejos sobre Word.



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Comentarios de los usuarios
Nombre: ali | shboula@yahoo.com 02/02/2011 18:12:59
Hola como puedo mantener los simblos de documento por word 2003 al habrirlo por word 2007? Gracias Ali
Nombre: neus | encanija@hotmail.com 15/12/2009 13:26:26
hola tengo una duda, estoy haciendo unos panfletos y me gustaria poner la orientacion en horizontal y como si la hoja la partiera y en cada lado poner lo mismo, asi ahorrarme panel a la hora de imprimirlo. Gracias

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