Cómo lograr una exitosa implementación de un software CRM
Una vez que la compañía haya decidido implementar software CRM como solución viable a los problemas comerciales actuales, y que se haya establecido una estrategia corporativa y tecnológica para el planeamiento del proyecto, es necesario llevar a cabo una serie de etapas que permitirán alcanzar el éxito del proyecto.
Comentarios (1)En principio se debe determinar cuáles serán las funciones totales que se automatizarán, teniendo en cuenta que es importante delimitar bien las tareas con el fin de automatizar sólo aquello que necesita realmente ser automatizado.
En segunda instancia, es necesario lograr tener el apoyo y compromiso de los niveles más altos de la compañía en dicho proyecto, como así también involucrar de manera directa a todos los futuros usuarios en la construcción del sistema.
Para que esto sea posible, será necesario capacitar a los actores del proyecto, y lograr establecer una motivación tangible en el personal que utilizará las herramientas del software CRM.
Es importante que tengamos en cuenta, que una vez implementado el sistema CRM en la empresa, será necesario mantener de manera permanente un comité administrativo del sistema, que se encargue de evacuar posibles dudas o sugerencias.
Decisión y elección de la tecnología
Una de las etapas más importantes en la implementación del software CRM es la decisión y elección de la tecnología, acorde a las necesidades empresariales, que será empleada para el proyecto.
Prototipo del sistema
Posteriormente será necesario establecer el prototipo del sistema que más se adecúe a los requerimientos de la organización, y lograr la administración del sistema desde la compañía.
Parámetros de la base de datos
Dentro de la definición completa de la infraestructura de la tecnología que se aplicará, será imprescindible establecer los parámetros de la base de datos. Asimismo es importante definir el alcance que se espera con la implementación del software CRM y la manera en que serán evaluados los resultados que brinda el sistema.
Pruebas pilotos de los nuevos procesos
Es una de las últimas etapas de vital importancia para la implementación de software CRM, estableciendo un simulacro de realidad con datos reales, para comprobar la efectividad del sistema, y poder definir los ajustes necesarios que deben ser implementados.
Cabe destacar que en el caso de las compañías que ya se encuentran utilizando sistemas ERP para el manejo de la información, la implementación del software CRM será mucho más sencilla, ya que los actores de la empresa poseen previamente una cultura relacionada a los sistemas de información.
Motivos de fracaso del software CRM
Durante la implementación de un sistema CRM pueden llegar a producirse algunas fallas, que pueden llegar a perjudicar el desempeño de la estrategia comercial planteada a base a las herramientas informáticas utilizadas.
Sin embargo, cabe destacar que dichos errores por lo general están íntimamente relacionados a una serie de factores que se deben evitar, los cuales conducen indefectiblemente a situaciones que no permiten lograr el éxito en la implementación de software CRM.
En principio es importante no escatimar en el factor recursos humanos, debido a que en realidad la inversión en este campo es notablemente más pequeña en comparación a los costos que se deben invertir en el proyecto, y el hecho de utilizar la inversión adecuada en este campo permitirá lograr que los actores claves para el éxito de la estrategia se involucren más con el mismo.
Por otra parte, es importante no menospreciar la preparación previa de los datos que serán administrados en el sistema CRM. Tengamos en cuenta que según cifras recientes, el 80% de las empresas que han implementado por primera vez el software CRM han fracasado debido a este factor, y han tenido que proyectar un nuevo planeamiento de implementación.
Para lograr la incorporación del software CRM en la vida diaria de la compañía es necesario definir correctamente un cronograma para el proyecto, el cual debe cumplirse en las fechas preestablecidas.
Cabe destacar que en muchos casos resulta de gran utilidad y facilita la implementación del sistema CRM la contratación de una consultoría, que se encargará de imponer un ritmo de trabajo adecuado y a resolver de manera más sencillas los posibles problemas internos de la organización.
Las alternativas actuales son múltiples, y en realidad depende exclusivamente de la infraestructura tecnológica que posea la empresa. En líneas generales, se estima que la inversión que debe realizarse para la implementación de software CRM ronda entre los 50.000 a 500.000 dólares, que incluye un pronóstico de entre 3 a 5 años para la recuperación total de la inversión.
Si quieres saber más acerca de la implementación de CRM en la compañía, te recomendamos la lectura del artículo titulado "Por qué implementar software CRM?".
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