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Cómo hacer un mantenimiento de Microsoft Outlook

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Con el paso del tiempo, el archivo .PST de Office Outlook, que contiene todos tus e-mails, notas, calendarios, contactos, etc. puede llegar a pesar varios gigas, y volverse realmente pesado. Por esta razón, es necesario que como usuario de Outlook asumas la tarea de hacer una limpieza y un mantenimiento de tu casilla cada cierto tiempo. Además, podrás comprimir espacio gracias a funciones de mantenimiento ocultas en los diferentes menús del programa. Te mostramos a continuación como hacerlo en Office Outlook 2007.

Limpieza de Outlook

Para limpiar y alivianar el archivo PST que contiene toda la información de tu cuenta de Outlook, con el fin de grabar esos datos en un CD o DVD, he aquí unos pasos sencillos a seguir:

Como hacer un mantenimiento de Microsoft Outlook

Paso 1: Verifica el tamaño de tu casilla

Ante todo, es útil saber exactamente cuánto espacio ocupa el archivo PST de tu cuenta de correo. Microsoft Office Outlook 2007 proporciona estadísticas muy útiles con respecto a esta cuestión.

- Ve al menú Herramientas y selecciona la opción Limpieza de buzón

- Haz clic en Ver tamaño del buzón,

- Entonces, el programa te dará el tamaño total y el tamaño de cada subcarpeta de tu cuenta. Esta información instantánea te permite localizar aquellas sub-carpetas en las debes concentrar tus esfuerzos de limpieza.

Paso 2: Eliminar las piezas más pesadas

Los archivos adjuntos se almacenan con el correo electrónico, y por lo tanto ocupan mucho espacio. Ahora bien, a menudo recibimos anuncios, publicidades y correos electrónicos de nuestros amigos con archivos adjuntos en PDF, PPT o de otra índole. Se trata de archivos que no siempre es necesario conservar, y que es importante eliminar porque nos permiten ahorrar mucho espacio.

- Ve al menú Herramientas y selecciona Limpieza de buzón,

- Busca la segunda sección, y en el campo Buscar elementos mayores a, introduce la cifra "1000" (kilobytes) y a continuación haz clic en Buscar.

- Outlook te mostrará rápidamente todos los mensajes de correo electrónico que pesen más de 1 MB

- Haz doble clic en el encabezado de la columna Tamaño para ordenar los mensajes de correo electrónico de manera que los correos se orden por peso.

- Por cada correo electrónico que te parezca innecesario, haz clic en el botón derecho y selecciona Eliminar. Ten en cuenta que el correo electrónico no desaparecerá de la lista, sino que pasará a la carpeta de eliminados.

Paso 3: Vaciar la carpeta de elementos eliminados

Después de realizada la limpieza de los dos pasos anteriores, la carpeta de elementos eliminados estará seguramente llena con todos los correos eliminados.

- Ve al menú Herramientas y selecciona Limpieza de buzón

- Haz clic en Ver tamaño de elementos eliminados, para tener una idea de cuanto espacio estás por ahorrar a través de la eliminación de esos correos. Haz clic en Cerrar para volver al cuadro de limpieza.

- A continuación, haz clic en el botón Borrar para eliminar completamente los elementos de archivos PST de la papelera.

Paso 4: Final de compresión

Una vez completados todos los pasos previos, puedes proceder a la compactación de los archivos PST, con el fin de reducir aún más el espacio que ocupan.

- En el menú Herramientas, selecciona Configuración de la cuenta.

- Luego elige Archivos de datos.

- Haz clic sobre Carpetas Personales en la lista que aparece,

- Haz clic en Configuración...

- A continuación, haz clic en el botón Comprimir



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