Comparar programas ERP para elegir el mejor
Dentro de las soluciones tecnológicas e informáticas que suelen ser aplicadas en las empresas para lograr mayor productividad, una adecuada estrategia y alcanzar la competitividad esperada, las plataformas ERP suelen ser consideradas vitales, ya que ofrecen soluciones concretas a todo lo referido a la gestión de los recursos empresariales en su conjunto.
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Es que precisamente los sistemas ERP, siglas del concepto en inglés Enterprise Resource Planning, son como su nombre lo indica plataformas de software diseñadas para llevar a cabo la planificación eficaz de los recursos empresariales, y de esta forma brindar las herramientas necesarias para administrar los recursos y los activos de las organizaciones comerciales.
En este sentido, los sistemas ERP se integran a las diferentes áreas de la empresa, con el objetivo de poder brindar un sistema global que permita el intercambio de información, es decir que finalmente todos los datos que se manejan en la compañía deben confluir en el sistema ERP, para que luego puedan ser consultados desde los diversos sectores de la organización, y así poder elaborar análisis que brindan la posibilidad de diseñar estrategias adecuadas para la empresa y para el momento puntual del fluctuante mercado.
Por tal motivo, una de las principales ventajas de las plataformas ERP reside básicamente en que los datos que se integran en el sistema se encuentran a disposición de todas las personas involucradas en la empresa que requieren esos datos, y además el acceso a la información es rápida y sencilla, generando que el intercambio de datos se transforme en un proceso prácticamente automático.
De esta forma, podríamos decir que las plataformas ERP se diseñan con el objetivo principal de poder brindar ayuda a las empresas para que estas puedan organizar sus recursos, y lograr como resultado el poder aprovechar al máximo los beneficios del negocio.
Esto se debe fundamentalmente a que el uso de una solución ERP en una organización permite administrar el uso de todos sus recursos, y así lograr una mayor productividad y eficiencia.
Ahora bien, si el principal objetivo de las plataformas ERP se centran en mejorar la eficiencia del negocio, es necesario que la solución ERP que se elija sea la adecuada para la organización en la cual se verá involucrada dicha solución, por lo que es sumamente importante tener presente la idiosincrasia y las necesidades especiales que posee la compañía, porque lo cierto es que no todas las organizaciones comerciales son iguales.
Al elegir un modelo de plataforma ERP debemos tener presente una serie de criterios específicos relacionados a nuestra empresa, ya que la incorporación de un sistema ERP adecuado será en definitiva determinante en el éxito del uso de la plataforma.
Es aquí donde se hace imprescindible realizar una comparación estratégica de las distintas soluciones de sistemas ERP que existen disponibles en la actualidad, para lo cual es fundamental examinar cuidadosamente las necesidades de la compañía, como así también los alcances y funcionalidades que brinda cada una de las soluciones ERP para nuestro negocio.
Si bien aspectos tales como el tamaño de la empresa, los recursos financieros y la tasa de crecimiento son factores claves que se deben tener en cuenta al realizar un análisis de comparación de sistemas ERP, lo cierto es que en general uno de los puntos más importantes a tener en cuenta reside en el costo.
Precisamente, debido a que dependiendo del costo de inversión que implique la implementación de una u otra plataforma ERP, al iniciar nuestro análisis comparativo podemos en un principio dejar de lado algunos de los sistemas ERP más costosos, y disminuir de esta manera la cantidad de soluciones a evaluar.
En este sentido, debemos tener en cuenta que aquellas plataformas ERP de mayor tamaño y complejidad son diseñadas generalmente para ser utilizadas por grandes compañías, por lo que si estamos a cargo de una PyME o un emprendimiento comercial, este tipo de grandes y complejas soluciones ERP son demasiado costosas, y además incluirán diversos aspectos que no serán en definitiva de utilidad para nuestro negocio. Es por ello que el tamaño de la organización comercial es decisivo en el momento de elegir un sistema ERP.
Por otra parte, es importante también evaluar la reputación de la empresa que nos brindará el servicio de software ERP, donde además debemos por supuesto analizar la calidad de este servicio. Al mismo tiempo, deberemos decidir si en el caso de nuestra organización comercial es más adecuado disponer de un servidor ERP in situ o un ERP online.
En este punto, cabe destacar que una plataforma ERP requiere ser alojada dentro de un servidor, que como mencionamos puede ser ubicada en un servidor interno en la empresa, o bien de manera online, es decir en un servidor mantenido en una ubicación remota, mediante una empresa de alojamiento de plataformas ERP.
Es importante tener en cuenta aquí que un ERP online puede representar una alternativa beneficiosa sobre todo para las pequeñas empresas, ya que se trata en definitiva de una opción de bajo costo. Esto se debe también al hecho de que cuando un sistema ERP se ubica en un servicio interno de la empresa, se debe sumar a ello los costos relativos a la formación de los empleados que estarán a cargo del mantenimiento de la plataforma.
Es por ello que en una PyME o emprendimiento comercial en el cual no se dispone de empleados bien entrenados en esta área, como así tampoco de tecnología y equipamiento dedicado íntegramente al sistema ERP, lo ideal es contratar un servicio que brinde plataforma ERP online.
Por todo ello, cuando nos encontramos realizando la comparación de las soluciones ERP a contratar, debemos tener en cuenta también el tipo de servidor de hosting que se aplicará, en función tanto de la comodidad de uso como de los costos de inversión.
Por otro lado, al llevar a cabo la comparación de las distintas soluciones ERP disponibles, debemos también comprender claramente las necesidades de nuestra empresa en función de la posible escalabilidad que pueda requerir el sistema ERP con el tiempo, es decir que la solución elegida permita ser adaptada a las nuevas condiciones que puedan irse presentando en la organización comercial, ya que por lo general en la actualidad no existen empresas estables en cuanto a su tamaño.
En este punto es importante tener presente que debido a que los sistemas ERP online no requieren de una inversión inicial costosa en la creación de un servidor ERP, brindan la posibilidad de poder ser ampliados o reducidos con el tiempo, de acuerdo a las necesidades que vaya presentando la empresa, por lo cual esta opción podría llegar a ser una de las mejores alternativas para aquellos que recién se encuentran incorporando soluciones ERP en sus organizaciones, sobre todo cuando aún no está del todo claro cuál es el tamaño que debe tener la plataforma ERP y qué funciones requiere la empresa.
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