Los 5 mejores trucos para Gmail
Los usuarios que llevan ya algunos años utilizando el webmail de Google, seguramente después de tanto tiempo de usar el servicio, han obtenido suficiente práctica y están en condiciones de realizar cualquier acción casi con los ojos cerrados. Es por ello que quizás sea tiempo de pasar de nivel y obtener las mismas ventajas que los usuarios más experimentados. Como bien saben los usuarios que utilizan la computadora como fuente de ingresos, cualquier recurso, truco o procedimiento que nos ayude a mejorar nuestra productividad es siempre bienvenido.
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Este es el propósito de este artículo, ofrecerte algunos trucos y consejos para sacarle aún más beneficios a nuestra cuenta de Gmail, que se traducirán directamente en recursos para mejorar nuestra productividad.
Gmail: mucho más que un servicio de webmail
En la mayoría de los casos, el webmail ofrecido por Google, Gmail, es una de las partes más importantes de un negocio o actividad, entonces ¿Por qué no aprender un poco más acerca del servicio? Si conocemos más en profundidad algunos de sus secretos lograremos agilizar muchos de los procesos que llevamos a cabo diariamente. En los siguientes párrafos, encontraremos 5 consejos que nos serán de mucha ayuda para hacer rendir más nuestro tiempo.
Cerrar sesión en forma remota
Seguramente para nuestro trabajo utilizamos más de un dispositivo, en el caso de que nos hayamos olvidado de cerrar la sesión de Gmail en alguno de ellos, podremos hacerlo a distancia. Para ello, debemos seguir estas instrucciones:
- Nos desplazamos hasta la parte inferior de la página en donde encontraremos información acerca de la hora y el lugar en que la cuenta fue utilizada.
- Para comprobar que la cuenta sigue activa en otra ubicación, pulsamos sobre “Información detallada”.
Esta ventana que ha aparecido nos brinda abundante información acerca de la actividad reciente de nuestra cuenta, es decir, desde donde nos conectamos y desde que tipo de dispositivo, la dirección IP en la que nos encontramos, así como también la fecha y la hora del acceso. En el caso de que sigua activa, podremos cerrar sesión desde esta misma ventana.
Adjuntar múltiples archivos de una sola vez
En el caso de que tengamos que enviar un correo electrónico con varios archivos adjuntos, existe una mejor manera de hacerlo que con el tradicional método de los archivos de a uno.
El procedimiento que detallaremos a continuación nos permitirá seleccionar un grupo de archivos y arrastrarlos directamente al correo que estamos elaborando. Para ello:
- Abrimos la carpeta que contiene los archivos que deseamos adjuntar y los seleccionamos mediante la tecla “Mayús” o “Control”.
- Luego de ello, los arrastramos hacia el enlace “Adjuntar un archivo” y los soltamos cuando este enlace se convierta en un cuadro con la leyenda “Deja los archivos aquí para añadirlos como archivos adjuntos”.
Recibir las notificaciones de correo recibido directamente en el escritorio
Gracias a los add-ons o complementos, esos pequeños programas que se acoplan al navegador y lo dotan de características que lo mejoran, ahora ya no tenemos que acceder a nuestra bandeja de entrada constantemente para corroborar si tenemos correo importante.
En este caso, nada mejor que instalar un notificador de correo, un programa que nos permitirá conocer el estado de nuestra cuenta de mail sin tener que acceder a ella. En este sentido, si usamos Google Chrome como navegador, nada mejor que “Google Mail Checker”, el cual podemos descargar e instalar directamente pulsando sobre este enlace.
En el caso de desear habilitar las notificaciones de correo, deberemos realizar el siguiente procedimiento:
- Presionamos sobre el icono en forma de engranaje ubicado en la esquina superior derecha y seleccionamos la opción “Configuración”.
- En la pestaña General, seleccione la opción que más nos convenga entre “Habilitar notificaciones de correo nuevo”, “Habilitar notificaciones de correos importantes” e “Inhabilitar notificaciones de correo”.
- Luego de ello, presionamos sobre el botón “Guardar cambios”.
Envío de respuestas automáticas
Esta excelente funcionalidad tiene como objetivo cubrir una importante necesidad: responder por nosotros cuando no podremos hacerlo.
Extremadamente útil en épocas de vacaciones, fiestas o en cualquier situación en las que nos tengamos que ausentar de nuestro trabajo, la función de respuesta automática de Gmail enviará una respuesta con un mensaje a cualquier contacto que nos haya enviado un mail indicándole por qué no le podemos responder en forma personal.
Afortunadamente, el sistema es lo suficientemente inteligente como para no responder a suscripciones o mensajes relacionados con el spam. Lo mejor de todo es que la respuesta automática puede ser ajustada a la cantidad de tiempo que necesitemos.
Para configurar una respuesta automática en el webmail de Google, debemos seguir estas instrucciones:
- Presionamos sobre el icono en forma de engranaje ubicado en la esquina superior derecha y seleccionamos la opción “Configuración” y luego sobre la pestaña “General”.
- Nos desplazamos hasta el apartado “Respuesta automática” y presionamos sobre “Respuesta automática habilitada”.
- A continuación, introducimos el asunto y el cuerpo del mensaje en los campos correspondientes y si no deseamos que cualquiera que nos mande un mail sepa de nuestros movimientos, marcamos la opción “Enviar mensaje solo a mis contactos”.
- Una vez que hayamos finalizado con el procedimiento, pulsamos sobre el botón “Guardar Cambios”.
- En el momento en que haya terminado el hecho que motivó la autorespuesta automática de Google, pulsamos sobre “Finalizar ahora” en el banner ubicado en la parte superior de la página.
Obtener más información acerca de nuestros contactos
Como sabemos, el Widget de contactos de Gmail ubicado en la esquina superior derecha de los mensajes, es el encargado de mostrarnos toda la información acerca de los contactos con los cuales interactuamos. Para conocer la información acerca de los mismos, lo único que tenemos que hacer es posicionar el puntero del ratón sobre el contacto, lo que nos proporcionará una ventana conteniendo datos acerca de la ocupación, entradas de Google+, los correos electrónicos más recientes que nos han enviado y mucha otra información.
En el caso de que tengamos varios contactos en un hilo de mail, el contacto con el primer mensaje con estado de no leído de la conversación será el que ocupará con su información el widget de contactos. Para poder hallar más información acerca de los otros contactos que participan de la conversación, deberemos pulsar sobre el enlace más alto de la cadena.
Por cualquier motivo, esta metodología no nos gusta, o nos parece innecesaria, podremos desactivar el widget de contactos de Gmail, llevando a cabo el siguiente procedimiento:
- Presionamos sobre el icono en forma de engranaje ubicado en la esquina superior derecha y seleccionamos la opción “Configuración” y luego sobre la pestaña “General”.
- Nos desplazamos hasta el apartado “Widget de contactos” y presionamos sobre “Ocultar el widget de contactos”.
- Luego de ello, pulsamos sobre el botón “Guardar cambios”.
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