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Tres trucos que optimizarán el uso de Word en el día a día.
Trucos Word
Tres trucos para optimizar Microsoft Word
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En este artículo te aportamos tres claves para que mejores el rendimiento de Microsoft Word: la disminución del tiempo de guardado automático de los documentos, el acceso rápido a tus documentos favoritos, y la compatibilización del formato de los archivos con otras versiones.
Word crea sistemáticamente una copia de tus documentos cada 10 minutos, lo que te permite recuperarlos en caso de algún problema con la máquina o el programa. Si trabajas rápidamente, tal vez consideres que este plazo de tiempo es demasiado extenso, teniendo en cuenta el contenido que puedes llegar a perder. Es posible reducir este plazo, con el fin de limitar la pérdida de datos. Te mostramos cómo hacerlo.
- Para eso, haz clic en el botón Office (esquina superior izquierda de la pantalla), luego sobre Opciones de Word. Haz clic en la opción Guardar.
- En la pestaña de la derecha, verifica que la opción Guardar información de autorrecuperación esté tildada. Luego puedes cambiar el número en el campo. Puedes ingresar, por ejemplo, 1 (minuto), para registrar la información cada un minuto.
- Haz en Aceptar para registrar los cambios. La modificación será inmediatamente activada.
2. Accede rápidamente a tus documentos favoritos
En Windows XP y 2003, existe un Menú Trabajo, que puede activarse a través del Menú Herramientas > Personalizar, que permite disponer de una lista de tus documentos favoritos. Microsoft Word 2007 propone otro sistema que te permitirá acceder con mayor rapidez a tus documentos más útiles, directamente desde el Menú Office. Veamos cómo.
Si haces un clic en el botón de Office (esquina superior izquierda de la pantalla), se desplegará la lista de los documentos recientemente abiertos. Por defecto, los documentos más antiguos se irán borrando a medida que abras archivos nuevos
-Para visualizar constantemente ciertos documentos en esta lista (tus documentos favoritos), te basta con utilizar el botón en forma de pin o alfiler que está situado a la derecha del nombre del documento (es la figura de un pin). Haciendo un clic en ese botón (que marca la opción: Agregar este documento a la lista de documentos recientes), éste se pondrá en color verde, indicando que el documento aparecerá siempre en la lista.
- Si haces un nuevo clic en la figura del pin o alfiler, éste volverá a verse en color gris y el documento saldrá de la lista cuando aparezcan nuevos.
- También puedes definir el número de documentos recientes haciendo un clic sobre el botón Opciones de Word > Avanzadas y luego en la Opción Mostrar este número de documentos recientes puedes definir la cantidad de archivos recientes que prefieras.
3. Asegura la compatibilidad de los archivos
Muchos usuarios todavía continúan quejándose de una incompatibilidad de los documentos producidos por Microsoft Office 2007 con las versiones precedentes. Por defecto, Office 2007 utiliza efectivamente un nuevo formato, podemos darle la orden de utilizar sistemáticamente los antiguos y tradicionales formatos: .doc / .xls / .ppt. Tal vez esto te parezca una obviedad pero muchos usuarios no saben hacerlo. Te explicamos ahora cómo:
Por defecto, Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint 2007 producen documentos al nuevo formato Open XML, reconocibles en sus extensiones .docx /.xlsx / .pptx. Aunque Microsoft ha lanzado una extensión que permite a las antiguas versiones de estos programas generar documentos con este nuevo formato (Pack de compatibilidad Microsoft Office), muchos usuarios ignoran la existencia de esta extensión o no tienen los derechos para instalarla en su máquina. Por esto, la solución más simple para estar seguro de que tus documentos podrán ser leídos por otros, es configurar Office 2007 de tal modo que sus softwares guarden automáticamente los documentos en los formatos clásicos de Office.
Para cada programa (Word, Excel, PowerPoint), haz la operación siguiente:
- Abre el Menú Principal (vía el botón redondo Office 2007)
- Ve a Opciones de Word > Guardar y cambia el formato en la opción Guardar los archivos en formato. Haz clic sobre: Documento Word 97-2003 (.doc) para Word; Archivos Excel 97-2003 (.xls) para Excel y Presentaciones Powerpoint 97-2003 (.ppt) para PowerPoint
- Haz clic en Aceptar para registrar los cambios.
En lo sucesivo, Office 2007 utilizará por defecto, en el momento de guardar el archivo, el antiguo formato.
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