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Software ERP - Enterprise Resource Planning
ERP - Solución o Problema
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En las empresas informatizadas, casi siempre cuando alguien tiene algún problema con el ordenador (Hardware o Software), utiliza este problema para justificar el incumplimiento de plazos o realmente no consigue impedir que la empresa pierda mercado por no poseer la informacion necesaria para la toma de decisión ágil. En este caso muy poco puede hacerse, pues generalmente, la informacion tan preciada está almacenada en los sistemas y equipamientos y sin ellos funcionando adecuadamente los problemas persisten.
De ahí surge como un super-héroe el vendedor de un software ERP, un anuncio en una revista especializada, un amigo empresario que no siempre va hablar bien del ERP por experiencia propia o de terceros. Pudiendo surgir en este momento en el centro de todas las dudas de un administrador de empresas la siguiente pregunta, finalmente el ERP será la solución o un problema para mi organización?
De una forma general este artículo ERP Solución o Problema? Trata algunos de los principales factores que influéncian para el éxito o fracaso en la implementación de un sistema ERP en cualquier organización, o también, lo que se puede hacerce para que el ERP sea una solución y no un problema para la empresa.
Específicamente intentaré identificar y describir los factores críticos de éxito más comunes en la implantación de un ERP, ya que cada proyecto de implantación es diferente, donde cada relevamiento inicial indicará los puntos claves para la empresa o sección en cuestión.
Presentaré algunas etapas/fases, a partir de la revisión de la literatura y de la experiencia de la Chaus, de un GS (Gerente de Sistemas), juntamente con una revisión de la literatura de TI, en relación al software ERP y por último presentar un estudio sobre algunos factores críticos de éxito que pueden llevar una empresa la dos posibles caminos diferentes durante la implantación de un ERP. Por un lado, la obtención del éxito con los beneficios que un ERP bien implantado puede proporcionar y por otro, el fracaso haciendo el ERP y su utilización más un problema que la organización tendrá que resolver relacionado al software de gestión y los posibles perjuicios financieros causados por una implantación mal realizada.
Es muy importante que el gerente esté presente en todas las etapas de la implantación de un ERP y saber guiar los trabajos difíciles envueltos en un proyecto de esa naturaleza. Pues, generalmente la llegada de un ERP a la organización causa un cambio de cultura muy grande, sin hablar del cambio en los procesos. Al ser conocedor de los factores críticos de éxito que pueden determinar el éxito o el fracaso de una empresa al decidir utilizar un software ERP, el administrador o implementador pasa a tener un papel fundamental para que la empresa pueda obtener un porcentaje mayor de éxito en la implantación y principalmente economizar tiempo, recursos humanos y financieros.
En 1994 el Standish Group relató que sólo un 16% de los proyectos de software son bien realizados, o sea, se ajustan al cronograma y presupuesto previstos. Ya los datos de 2001 muestran las siguientes estadísticas: un 27% de proyectos finalizados en el tiempo y costo previstos; un 40% de proyectos cancelados antes de que finalicen; un 50% de los proyectos cuestan en media un 180% de más de la estimativa original. Se nota que ocurrió una mejoría en las estadísticas de proyectos bien realizados del Standish Group de 1994 (un 16%) para 2001 (un 27%). Esta mejoría ocurrió debido a las inversiones de la industria de software en la implantación de procesos y de cualificación en modelos de la Calidad de Software.
Otro problema existente durante la implementación es que a medida que se va aproximando el tiempo determinado para el fin, el stress aumenta, y se corre el riesgo de que los profesionales abandonen el proceso en el medio. Para evitar eso, es preciso tener un plan de contingencias y tener el dominio sobre los puntos claves, o más específicamente, de los factores críticos de éxito, que son el objetivo mayor de ese artículo.
Con eso, se espera que para obtener éxito en la fase de la implementación tiene que tener la participación de todos, desde arriba hasta abajo, no sólo de los profesionales de TI, sino también es muy importante que tenga la presencia de consultores externos especializados en el asunto y personal que entienda del negocio de la empresa. Solamente así el ERP se hará parte de la solución y no de los problemas.
Es muy común que escuchemos que personas de las más diversas clases sociales y niveles jerárquicos como, empresarios, gerentes y operarios de varios segmentos, que digan algo sobre ordenador, sobre informática, sistemas informaticos y otros asuntos relacionados a la tecnología de la información. Finalmente como vivir los días actuales donde prácticamente nadie consigue vivir sin la influencia de la tecnología de la información? Donde aunque indirectamente, en la mayoría de las acciones que practicadas el día-a-día, en toda parte, aunque en los bastidores, en la retaguardia o en las entre lineas de una comunicación electrónica, en el móvil, en la TELE, en la industria, en la medicina, en la administración, en las escuelas, en la aviación, no importa el tamaño, el precio, la marca o el modelo, se vive actualmente a era de la tecnología, de la información.
Actualmente, hablar sobre informática es tan fundamental en el currículo como el nombre y la dirección para contactarse. La información y el tiempo son cruciales en el éxito personal y profesional de personas y de empresas. La informática con sus ordenadores, agendas electrónicas y la tecnología de la información son fundamentales para controlar precisamente estas dos variables. Uno de los principales softwares desarrollados para auxiliar a las empresas y las personas con quienes ella interacciona, optimizar el tiempo y la calidad necesaria para el almacenamiento, tratamiento, organización y control de la enorme cantidad de informaciones cada vez más necesaria y presentes en nuestro día a día es el ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos Empresariales) un término genérico para el conjunto de actividades ejecutadas por un software multi-modular con el objetivo de auxiliar al gerente de una empresa en las importantes fases de su negocio como, por ejemplo: desarrollo de producto, compraventa de materiales, mantenimiento de inventarios, interacción con proveedores, servicios la clientes y seguimiento de órdenes de producción.
Resumidamente podemos considerar al ERP como un sistema amplio de soluciones e informaciones almacenadas en un banco de datos único, operando en una plataforma común que interacciona con un conjunto integrado de aplicaciones, donde se consolidan todas las operaciones del negocio en un simple ambiente computacional. El sistema opera entonces con una base de datos común, que es el corazón del sistema, el banco de datos interacciona con todos los aplicativos del sistema, de esta forma, se elimina la redundancia y redigitación de datos, lo que asegura la integridad de la informacion obtenida.
El ERP tiene sus raíces en el MRP (material requirement planning o planificación de las necesidades de materiales), se trata de un proceso evolutivo natural proveniente de la manera con la cual la empresa entrevé su negocio e interacciona en el mercado. Es definido como una arquitectura de software que facilita el flujo de informacion entre todas las actividades de la empresa como fabricación, logística, finanzas y recursos humanos.
Sin un GS bien entrenado, probablemente los beneficios vendidos pueden ser transformados y más problemas adquiridos. Es común, que empresas intercambien sus procesos y sistemas individuales que atienden sus necesidades y tocan la empresa el día-a-día por sistemas ERPs en búsquedas de todas aquellos beneficios que son el propósito de un ERP y que obtengan resultados contradictorios para no decir erroneos, pues, generalmente la implantación de un sistema ERP es un proceso sin vuelta atras, ya que la credibilidad de la organización y principalmente la alta inversion realizada necesitan que sean justificados.
Lo que se puede ver en la práctica es que existen varias implantaciones bien realizadas y otras tantas no tanto, lo que difiere una de la otra son la planificación y la elección del sistema y de la empresa de consultoría ideal para auxiliar o administrar el proceso de implantación y entrenamiento de los usuarios.
El ERP puede ser parte de la solución de la mayoría de los problemas encontrados en el día a día de las empresas, pero es preciso hacer una buena planificación para conseguir implantarlo adecuadamente en la organización.
A través del estudio realizado, se puede afirmar que en la era de la Tecnología de la Información (TI), e-Business (considerado como la nueva economía) es la gran tendencia del comercio mundial, y su gran diferencia estará en la agilidad, integración y calidad de distribución entre una empresa y otra, garantizados por la utilización de softwar ERP, pudiendo ser el factor decisivo de competitividad y supervivencia.
Cada día que pasa el profesional del área de tecnología o aún un gerente, director o ejecutivo necesita saber lo que quiere de un sistema de información y tener las herramientas de cómo extraer la informacion necesaria para toma de decisión ágil y precisa. También es un hecho de que el área de informática de las empresas posee otro enfoque en los días actuales.Este estudio se hace de gran valía para que se tenga una idea general sobre la utilización del ERP en las empresas, trayendo una gran inspiración para la continuidad de investigaciones relacionadas al tema, pues la actualización es una constante en esta área.
Se sabe que la literatura reciente sobre tecnología de la información indica que el nuevo perfil esperado del área y del profesional de informática, pasa a ser entonces: conocer, dominar y utilizar todas las herramientas tecnológicas posibles para agregar valor al negocio de sus organizaciones. Y aún, controlando los datos y creando dispositivos o medios por los cuáles las empresas puedan entrever la tan preciosa información necesaria para la toma de decisión o para la gestión administrativa de su negocio de forma competitiva y sin dejar de analizar y recoger siempre la mejor relación costo x beneficio cuando se trata de inversiones en TI. Administrar un sistema de ERP y su banco de datos debe estar a cargo de un competente equipo de TI o entonces de nada sirve cualquier inversión, y ahi sí el ERP será un problema en lugar de una solución.
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