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Google Docs: todos los recursos al alcance de tu mano

Sencilla herramienta para producir textos a través del webmail de Gmail, Google Docs ha ido ampliando progresivamente sus servicios: una hoja de cálculo online, un software de presentación online, un espacio de almacenamiento para compartir contenidos con otros usuarios, etc. A partir de diversas y mínimas funcionalidades, Google Docs ha construido una aplicación de escritorio completa, gratuita, y que puede competir tranquilamente con las soluciones y programas pagos.

Para aprovechar al máximo esta herramienta, primero deberás abrir una cuenta de correo en Google. Todos los servicios de Google utilizan la misma identificación (el mismo usuario). Así que si ya has abierto una dirección de correo electrónico Gmail, podrás acceder a todos los servicios con tu usuario y tu contraseña asociada.

Para acceder al servicio en sí mismo, nada más simple: desde la página principal de Google, deberás ingresar tu contraseña, si todavía no lo has hecho, y luego hacer clic En "Documents" (arriba a la izquierda) y si no aparece allí, deberás hacer clic en el link "Más". En la lista que se desplegará podrás encontrar la aplicación.

La interfaz principal de Google Docs te permite conservar los archivos, ordenarlos, clasificarlos por carpetas, gestionar permisos para cada uno de ellos (puedes hacerlos archivos públicos o privados, puedes permitir que otros los modifiquen o simplemente los consulten). Hay una novedad: desde hace poco tiempo puedes utilizar Google Documents para importar cualquier tipo de archivo y almacenarlos. El espacio de almacenamiento se comparte con el espacio disponible en tu cuenta de Gmail, es decir, cuentas con un poco más de 7 GB para almacenar información.

Para crear un nuevo documento, es suficiente con hacer un clic en el botón Nuevo que se encuentra arriba a la izquierda. A continuación, debes seleccionar el tipo de documento que te interesa crear. Para un uso no profesional, las únicas dos entradas que te interesarán realmente son Documento y Hoja de cálculo.

El procesamiento o tratamiento de textos no asusta a nadie: las herramientas ya se han vuelto sumamente clásicas y son conocidas por todos. A medida que ingresas texto, te darás cuenta de que Google Documents dispone de un corrector ortográfico integrado (si no se activa, puedes hacerlo manualmente, a través de la combinación de teclas Ctrl + Mayúsculas + K). Asimismo, podrás cambiar la fuente, el estilo, el color de la fuente, podrás insertar imágenes, hipervínculos; crear una tabla de contenidos, añadir notas a pie página o comentarios, crear un salto de página para la impresión, etc. Las funciones básicas están todas allí, a tu disposición. Y hay también un poco más: si quieres insertar un dibujo, Google Docs incluye un programa de diseño vectorial. Una vez terminados tus documentos, podrás imprimirlos, guardarlos en Google Docs o simplemente descargarlos en los formatos más comunes, incluyendo PDF.

La segunda aplicación fundamental de Google Docs es la hoja de cálculo. Al crear una nueva hoja de cálculo, descubrirás las mismas funciones que hay en otros programas destinados a este uso (el de Microsoft o el de OpenOffice.org). Un único inconveniente: la incompatibilidad con los macros contenidos en las hojas de cálculo de Excel.

Office Web Apps: el futuro de Office

Todavía es tarea pendiente para la mayoría de los internautas descubrir la versión online de Microsoft. Para hacerlo, es requisito disponer, ante todo, de una cuenta Live ID (Hotmail o Live, por ejemplo), descargar e instalar Microsoft Office 2010 (por lo que vemos, nada práctico). Haz clic en el botón Descargar y a continuación sigue todas las instrucciones, sencillas. Advertencia: Si ya dispones de otra versión de Office, esta nueva versión beta vendrá a invadir el territorio de tu versión precedente, por ejemplo, mediante la apertura de todos los archivos por defecto en formato .doc o.xls.

Una vez que hayas realizado la maniobra de la instalación, podrás guardar online directamente desde Office los archivos Excel y Power Point, pasando por el servicio de almacenamiento de archivos de Microsoft: SkyDrive. Con un documento abierto, haz clic en el menú Archivo, luego en Compartir y finalmente en Guardar en SkyDrive. Así, podrás acceder a estos archivos para consultarlos o modificarlos directamente en línea con tu navegador.

Todavía le queda mucho trabajo por delante a Microsoft para que estos servicios se vuelvan realmente interesantes: si bien la firma clonó a la perfección la interfaz y el funcionamiento de los programas tradicionales, estos servicios ofrecen una cantidad reducida de posibilidades.

Por Spivok para Informática-Hoy.

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