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La forma correcta de enviar e-mails

En la sociedad en que vivimos todo lo que está conectado a la rapidez, practicidad y comodidad es lo que más se valora, pues el tiempo se hizo escaso y las relaciones presenciales disminuyeron. Para administrar mejor el tiempo de las personas, entran en escena los medios de comunicación entre los individuos, como por ejemplo, teléfono, fax, correo electrónico, mensajes instantáneos, entre otros. De esta forma, el servicio se optimiza, proporcionando el tiempo para las otras actividades.

El e-mail hoy es una de las formas de comunicación interpersonal más utilizadas en nuestra sociedad, fue creado para el envío de mensajes breves y simples. Por eso, antes de enviar un mensaje por el correo electrónico usted debe evaluar las situaciones a continuación: si el asunto es muy extenso, serio y/o delicado se debe preferir un diálogo presencial o al menos telefónico. Lo que debe y lo que no debe ser incluído en un mensaje electrónico (e-mail):

- Por más breve y simple que deba ser el e-mail, es importante que tenga un saludo y firma en el inicio y fin del mensaje.

- Cuando el mensaje fuere más largo, es imperiosa la necesidad de hacer un "quiebre" en varias partes, para que el texto tenga una mejor apariencia y sea menos confuso.

- Se pueden usar abreviaturas, pero siempre utilizando el sentido común, en especial si el mensaje tiene como destinatario alguien con quien no tenga mucha confianza.

- Evite la utilización de emoticons, principalmente cuando el e-mail esté relacionado al campo profesional.

- Siempre que se necesite haga uso de los Adjuntos (archivos anexos), haciendo que el e-mail sea más comprensivo y menos extenso.

- Nunca envíe e-mails con temas e imágenes eróticas, cadenas o algo por el estilo, en el ambiente profesional, si los envía, comunique de lo que se trata en el campo asunto, lo que va a ahorrar que el destinatario abra mensajes con contenido impropio en su ambiente de trabajo o incluso familiar.

- Efectúe periódicamente la limpieza de su bandeja de eliminados, y elimine definitivamente los mensajes que ya no serán utilizados.

- Cuando envíe un e-mail con copia, la información contenida deben ser enviada hacia el superior en jerarquía y con copia para los demás. Seleccione los más importantes en jerarquía de la empresa y añádalos en orden alfabético en el campo para, los demás siguen en el campo "con copia" también en orden alfabético.

- Pueden ser enviadas invitaciones a través del e-mail, pero solamente en el caso de una reunión informal y/o reunión comercial, por ejemplo, reunión en casa y/o lanzamiento de un libro. Recordando que deben ser enviados con antelación, dandole el tiempo a la persona para que pueda organizarse para asistir al evento. Cuando el e-mail es enviado sobre la hora, demuestra que la persona es desorganizada y no tiene consideración con el destinatario.

Siga los consejos de arriba y mantenga una buena relación vía e-mail.

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