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Consejos para usar bien el mail

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El e-mail es uno de los recursos más usados en internet y como tal, hay formas de utilizarlo de manera más eficiente. Los siguientes consejos le darán orientaciones simples y rápidas, que facilitarán la utilización de esta forma de comunicación actualmente tan importante.

1 - Use la opción Cco (copia oculta)

Muchas personas reciben e-mails que les parecen interesantes y los reenvían a su lista de contactos. Sin embargo, hacen eso simplemente separando los e-mails por coma en el campo "Destinatario o Cc". El problema de ese tipo de utilización es que todos los que reciban el mensaje podrán ver las direcciones de las otras personas que también lo recibieron. Para evitar esto, prácticamente todos los servicios de e-mail cuentan con el campo CCo. Al utilizarlo, todos recibirán el mensaje normalmente, y sólo podrán ver el e-mail de quien lo envió.

2 - No borre el contenido anterior al responder mensajes

Una práctica común en los e-mails de lista de discusión es borrar el contenido del mensaje anterior; esto es algo no recomendable. Mucha gente, al responder un mensaje, borra el texto original para dejar solamente el e-mail de respuesta. Sin embargo, el destinatario muchas veces puede que no recuerde exactamente todo lo que dijo y estará obligado a buscar mensajes anteriores. Así, al responder e-mails, mantenga el contenido anterior y borre, a lo sumo, los textos de propaganda que algunos servicios de e-mail agregan.

3 - Evite el uso de mensajes con imágenes de fondo

Muchas personas que usan programas de e-mail adornan el mensaje utilizando imágenes de fondo o pequeñas animaciones. Esta es una práctica no recomendable, pues el destinatario puede intentar leer el mensaje por webmail y la imagen puede comprometer la correcta visualización del email. Además, los e-mails con este recurso son más pesados, y pueden entorpecer a quien utiliza una conexión lenta a internet. Al redactar e-mails, utilice siempre la forma más simple de texto.

4 - Campo asunto claro

Al redactar e-mails, trate siempre de colocar en el campo "Asunto" frases que estén relacionadas con el contenido del mensaje. Por ejemplo, si usted quiere ponerse de acuerdo para ir al cine con alguien, coloque en el campo asunto algo como "Película tal el día 5". Si usted encontró un sitio web interesante y quiere mostrársela a un conocido, coloque en el campo asunto algo como "Informatica-hoy.com.ar - sitio sobre informática". Colocar en el campo asunto frases como "Buen día", "Hola de nuevo!" o incluso dejarlo en blanco puede dificultar la búsqueda posterior del mensaje por parte del destinatario.

5 - Ponga un aviso si el contenido es comprometedor

Consejos para usar bien el mail

Aunque no sea recomendable, a mucha gente le gusta enviar bromas o imágenes, digamos, "impropias para menores de 18 años", por e-mail. Si lo hará de toda forma, al menos coloque en el asunto un indicativo de que el contenido del e-mail puede ser comprometedor. Para eso, después del título del mensaje, inserte palabras como "Cuidado" o "Contenido peligroso"; de lo contrario, la persona que reciba el e-mail lo abrirá frente a otros compañeros o a su jefe, o incluso frente a sus hijos, etc.

6 - No escriba todo el texto con mayúsculas

Una práctica común de algunos nuevos usuarios de internet es redactar los e-mails usando sólo letras mayúsculas; esto no es recomendable, pues las palabras en mayúsculas, en internet, significan gritar.

7 - Evite el uso de jergas y vicios de internet

Al enviar e-mails, evite al máximo el uso de jergas o vicios de internet (excepto que lo haga con sus amigos). Use "por" en vez de "x", "que" en vez de "q", etc. Si envía un currículum o una consulta a una empresa usando palabras como ésas, no conseguirá ni siquiera una entrevista.

8 - No divulgue teléfono en la firma

Hay personas que informan el número del teléfono y hasta la dirección de la casa o del trabajo debajo de su nombre, en la firma del e-mail. Evite siempre hacer esto, por cuestiones de seguridad. En el caso de e-mails empresariales, donde la inclusión de los datos personales es muchas veces obligatoria, sólo utilice el e-mail para fines profesionales. Utilice otro para uso personal y no coloque tal información en el.

9 - Adjuntos con el menor tamaño posible

Cuanto menor sea el tamaño de un archivo enviado como adjunto, mejor para quien lo reciba. Si el archivo es grande intente, siempre que sea posible, compactarlo (con el uso de programas como Winzip, WinRar, o tar.gz en Linux). Esto porque el destinatario puede tener límites en su casilla, una conexión lenta a internet o incluso su proveedor puede bloquear mensajes que excedan determinado tamaño.

10 - Utilice nombres simples en el e-mail

En e-mails que usted podrá divulgar en registros o verbalmente a otras personas, use un nombre o una secuencia de caracteres lo más simple posible antes del signo @. Por ejemplo, opte por fernando@informatica-hoy.com.ar en vez de f3rn4ndO@informatica-hoy.com.ar, o elija alfredo.perez@informatica-hoy.com.ar en vez de fredope2390@informatica-hoy.com.ar. De esta manera, habrá menos chances de un error a la hora de insertar ese e-mail en un formulario o informarlo a través del teléfono, por ejemplo.


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