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Microsoft Office gratis online: como aprovecharlo

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> Compartir un documento

En la página principal, o en el momento de abrir un documento, haz clic en Compartir. La página que se mostrará te permitirá definir, para tus contactos de Messenger (Mis Amigos), el derecho de visualizar e incluso modificar el archivo en cuestión, así como también podrás asignarle permiso público (para que cualquiera pueda verlo). También podrás enviar el link hacia el documento a un contacto determinado, por correo electrónico, indicando otra vez si este contacto tiene derecho para modificarlo o no.

> Dar formato al texto

Word Web App se presente como una versión de Office 2010 u Office 2007 más liviana. Pero incorpora la misma disposición de los iconos de acción. La pestaña Inicio reagrupa todas las herramientas para el diseño de página, y la corrección. Desde las más básicas, como el portapapeles, la elección de la fuente (tipografía), hasta los aspectos más complejos como la ortografía (para todas las lenguas y los dialectos aceptados por Microsoft), o la elección de un estilo predefinido.

No obstante, no será posible que recurras a esta versión para una traducción automática del documento o de ciertas palabras, ni tampoco para establecer una bibliografía automática o para crear notas a pie de página.

> Insertar un objeto en un texto

En Word Web App, el menú Insertar te permite incorporar una tabla (muy simples, sin posibilidad de modificar los bordes o el relleno), una imagen (presente en tu disco rígido o en la memoria de tu computadora o teléfono celular), una imagen clip-art o un link hacia un sitio web.

> Abrir en Word Web en una PC

Dado que algunas funciones están inaccesibles en esta versión online, Word Web App propone en el botón Inicio otro botón para abrir el documento con el programa Office que se encuentra instalado en el equipo. Esta función sólo es válida con tres condiciones: la PC debe tener instalado Office 2003 o una versión posterior; los drivers ActiveX deben estar activados en el navegador (imposible en Safari), y la versión Office instalada debe tener la extensión de Office Web Apps.

> Crear de tablas con Excel Web App

Trabajar entre varios

Excel Web App te permitirá trabajar en el mismo archivo entre varios, �y simultáneamente! Para esto, los diferentes usuarios que intervengan deben conectarse en el mismo al momento al archivo compartido. Si eso sucede, un aviso con estas palabras: "Usuarios ocupados en la modificación de este archivo" aparecerá en la pantalla, y esos usuarios estarán identificados por su dirección de correo electrónico. Si uno de ellos modifica un elemento de la tabla, el cambio se lleva a cabo en tiempo real y todos los otros usuarios involucrados verán los cambios inmediatamente.

Añadir una fórmula

Si deseas agregar una fórmula, podrás hacer clic en la celda correspondiente escribiendo el signo = (igual). Aparecerá un menú desplegable. Introduce las primeras letras de la fórmula (S para la suma, por ejemplo) y selecciona la formula que desees. La fórmula completa aparecerá arriba, y sólo deberás completarla con las referencias correctas de las celdas.

Lo que no podrás hacer

Advertencia: la versión en línea de Excel es una versión muy limitada. Por ejemplo: es imposible extraer gráficos o tablas cruzadas dinámicas de tus tablas de datos. Del mismo modo, la mayoría de las macros no soporta el pasaje en línea, tanto es así que el documento no se abrirá. Una lástima...

Presentaciones en PowerPoint

Última aplicación de Office Web Apps: PowerPoint. Esta aplicación está sujeta a importantes restricciones, al igual que Excel -mientras que OneNote casi no cambia entre su versión en línea y su versión en sistema. Así, con PowerPoint será imposible crear animaciones o para insertar videos dentro de las diapositivas. Del mismo modo, no podrás crear una presentación con diapositivas y difundirla en streaming al conjunto de tus contactos.

Algo todavía más molesto: es imposible agregar a las diapositivas el fondo de tu elección. Las diapositivas creadas con PowerPoint Web App permanecen siempre con un fondo blanco predeterminado, y las otras, salidas de un documento descargado, no son inmodificables. Microsoft asegura que todas estas restricciones son sólo temporales (al igual que las de Excel), pero la compañía no ha indicado todavía durante cuánto tiempo lo serán.

Por Spivok para Informática-Hoy.

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